מדיניות פרטיות ילדים ומשפחות
עודכן לאחרונה: [יש להזין תאריך עדכון]
כללי
עמותת ניצוץ בראשית פועלת למען ילדים, בני נוער ומשפחות ומייחסת חשיבות מיוחדת לשמירה על פרטיותם, כבודם וביטחונם של מקבלי הסיוע.
מדיניות זו מפרטת את העקרונות שלפיהם העמותה אוספת, שומרת, משתמשת ומפרסמת מידע הנוגע לילדים, לבני נוער ולבני משפחותיהם במסגרת פעילותה.
המדיניות חלה על פעילות העמותה באתר, ברשתות החברתיות, באירועים, בפרויקטים, בפעילויות התנדבותיות, בחומרי פרסום ובכל אמצעי תקשורת אחר שמפעילה העמותה.
מדיניות זו משלימה את מדיניות הפרטיות הכללית של העמותה.
העקרונות המנחים
טובת הילד קודמת לצורכי הפרסום
העמותה תפעל מתוך ראיית טובתם של הילדים ובני הנוער ותימנע משימוש במידע, בתמונה או בסיפור שעלולים לפגוע בכבודם, בפרטיותם, בביטחונם או ברווחתם.
צמצום מידע
העמותה תאסוף ותפרסם רק את המידע הנדרש לצורך הפעילות, הסיוע, התיעוד או הפרסום שאושר, ותימנע מאיסוף או מחשיפה של מידע שאינו נחוץ.
כבוד ורגישות
מקבלי הסיוע לא יוצגו באופן מבזה, משפיל, מעורר רחמים או כזה שעלול ליצור עבורם תיוג שלילי.
שקיפות
העמותה תשאף להסביר להורים, לאפוטרופוסים ולילדים, בהתאם לגילם וליכולתם להבין, איזה מידע נאסף, מדוע הוא נאסף וכיצד הוא עשוי לשמש.
הגנה על זהות מקבלי הסיוע
העמותה תפעל לצמצום האפשרות לזהות ילדים, בני נוער ומשפחות המקבלים סיוע, אלא כאשר קיים צורך מוצדק בפרסום והתקבלו האישורים המתאימים.
ככל האפשר, העמותה תימנע מפרסום שילוב של פרטים אשר יחד עשויים לאפשר זיהוי, כגון שם מלא, תמונה ברורה, כתובת, מספר טלפון, מוסד לימודים, כיתה, מקום מגורים, מצב משפחתי או נסיבות אישיות.
בעת הצגת פעילות העמותה ניתן להשתמש בתיאור כללי, בשם פרטי בלבד, בשם בדוי, בתמונה שאינה חושפת פנים או בפרטים שעברו אנונימיזציה.
העמותה לא תפרסם מספרי זהות, כתובות מגורים, פרטי קשר, מידע רפואי, מידע כלכלי, מסמכים אישיים או מידע רגיש אחר של מקבלי הסיוע.
פרסום תמונות וסרטונים של ילדים
צילום ילד במסגרת פעילות העמותה אינו מעניק לעמותה באופן אוטומטי רשות לפרסם את התמונה או הסרטון.
פרסום תמונה או סרטון שבהם ניתן לזהות ילד ייעשה רק לאחר קבלת אישור מתאים מהורה או מאפוטרופוס ובהתאם למטרות ולערוצי הפרסום שנקבעו באישור.
האישור צריך להבהיר, ככל האפשר, האם החומר עשוי להתפרסם באתר, ברשתות חברתיות, בחומרי פרסום, בדיוור, בדוחות פעילות, בתקשורת או בערוצים נוספים.
העמותה לא תשתמש בתמונה למטרה שונה מהותית מהמטרה שלשמה התקבל האישור, ללא קבלת אישור מתאים נוסף.
העמותה רשאית להחליט שלא לפרסם תמונה גם כאשר התקבל אישור, אם לדעתה הפרסום עלול לפגוע בילד או במשפחתו.
הסכמת הורה או אפוטרופוס
כאשר נדרשת הסכמה לפרסום מידע, תמונה, סרטון או סיפור של קטין, העמותה תפעל לקבלת הסכמה מפורשת מהורה או מאפוטרופוס המוסמך לתת אותה.
ההסכמה תינתן לאחר שנמסר הסבר ברור על סוג התוכן, מטרת השימוש, אמצעי הפרסום ומשך השימוש המתוכנן.
העמותה תשמור תיעוד של ההסכמה למשך התקופה שבה נעשה שימוש בתוכן ולמשך תקופה נוספת הנדרשת לצורך תיעוד והגנה על זכויות הצדדים.
כאשר הפעילות מתקיימת בשיתוף בית ספר, רשות, מסגרת חינוכית או גוף אחר, העמותה תוודא מי אחראי לקבלת ההסכמות ומהו היקף האישור שניתן.
אישור צילום שניתן לגוף שותף אינו בהכרח מעניק לעמותה זכות עצמאית להשתמש בתמונה, ולכן יש לבדוק את נוסח האישור ואת מטרותיו.
התחשבות בעמדת הילד
גם כאשר קיימת הסכמת הורה או אפוטרופוס, העמותה תשאף להסביר לילד, בהתאם לגילו ולבגרותו, כי הוא מצולם וכיצד עשוי להיעשות שימוש בתמונה או בסיפור.
כאשר ילד מביע התנגדות ברורה לצילום או לפרסום, העמותה תכבד את רצונו ככל האפשר ולא תכפה עליו השתתפות בצילום לצורכי פרסום.
השתתפות בפרויקט או קבלת סיוע לא יותנו בהסכמה להצטלם או לפרסם מידע אישי.
טשטוש פנים ופרטים מזהים
כאשר אין אישור מתאים לפרסום או כאשר קיים חשש לפגיעה בפרטיות, העמותה עשויה לטשטש פנים, להסיר שמות, לשנות פרטים מזהים או להשתמש בזווית צילום שאינה מאפשרת זיהוי.
טשטוש פנים בלבד אינו תמיד מספיק. העמותה תבדוק גם אם ניתן לזהות את הילד באמצעות לבוש ייחודי, מיקום, קול, שם בית הספר, תיאור נסיבות או פרטים אחרים המופיעים בתמונה או בטקסט.
בעת צילום קבוצתי תיבדק האפשרות שקיימים ילדים שאין לגביהם אישור פרסום. במידת הצורך התמונה תיחתך, תטושטש או לא תפורסם.
שימוש בסיפורים אישיים
העמותה עשויה להציג סיפורים מהשטח כדי להסביר את פעילותה ואת השפעת הפרויקטים, אך תעשה זאת באופן מכבד, מידתי ורגיש.
לפני פרסום סיפור אישי תיבדק האפשרות להציג אותו ללא שם, ללא תמונה וללא פרטים שעשויים לאפשר את זיהוי הילד או המשפחה.
כאשר הסיפור מבוסס על מקרה אמיתי אך פרטיו שונו לצורך הגנה על הפרטיות, יצוין כי השם או פרטים מזהים שונו.
העמותה לא תפרסם תיאורים מפורטים של מצב רפואי, כלכלי, משפחתי, רגשי או אישי כאשר אין בכך צורך ממשי להצגת הפעילות.
העמותה לא תשתמש בכותרות, בתמונות או בניסוחים המציגים ילד באופן מבזה, חסר אונים או כזה שעלול לפגוע בו בעתיד.
אין לפרסם מכתב, הודעה, ציור, הקלטה או דברי ילד ללא בחינה של השלכות הפרסום וקבלת האישורים המתאימים.
שימוש בתוכן לצורך גיוס תרומות
כאשר תמונה או סיפור משמשים לצורך גיוס תרומות, העמותה תוודא שהשימוש תואם את ההסכמה שניתנה ושאינו יוצר מצג מטעה לגבי הילד, המשפחה או מטרת התרומה.
העמותה תימנע מחשיפת מידע אישי מעבר לנדרש לצורך הצגת הפרויקט.
אין ליצור קשר ישיר בין תורם לבין ילד או משפחה על בסיס מידע שנחשף בקמפיין, אלא בתיאום עם העמותה ובהתאם למדיניותה ולאישורים המתאימים.
פרסום שמות של בתי ספר ומסגרות
פרסום שם של בית ספר, בית נוער, מסגרת חינוכית, מסגרת טיפולית או מקום פעילות ייעשה רק לאחר בדיקה וקבלת אישור מהגורם המוסמך, כאשר אישור כזה נדרש.
העמותה תבחן האם ציון שם המסגרת, יחד עם תמונה או פרטים נוספים, עלול לאפשר את זיהוי הילדים או לחשוף מידע רגיש עליהם.
כאשר אין צורך בפרסום השם המלא, ניתן להשתמש בתיאור כללי כגון בית ספר באזור המרכז, מסגרת חינוכית בדרום או בית נוער בצפון הארץ.
אין לפרסם מידע שממנו ניתן להסיק שילד מסוים מטופל במסגרת רווחה, חינוך מיוחד, טיפול רפואי או מסגרת רגישה אחרת ללא הצדקה ואישור מתאים.
שמירת מסמכים רגישים
מסמכים הנוגעים לילדים ולמשפחות עשויים לכלול בקשות סיוע, אישורי הורים, מסמכי זיהוי, מידע כלכלי, מידע רפואי, חוות דעת, מסמכי רווחה, פרטי מוסדות חינוך ותכתובות אישיות.
העמותה תשמור מסמכים אלה רק כאשר הם נדרשים לצורך בחינת הבקשה, מתן הסיוע, תיעוד הפעילות, עמידה בחובות הדין או הגנה על זכויות העמותה ומקבלי הסיוע.
מסמכים רגישים לא יישמרו במכשירים פרטיים, בקבוצות הודעות פתוחות, בתיבות דואר שאינן מאובטחות או במקומות שאליהם קיימת גישה שאינה נדרשת.
גישה למסמכים תינתן רק לבעלי תפקידים הזקוקים למידע לצורך עבודתם ובהיקף המינימלי הנדרש.
מידע שאינו נדרש עוד יימחק, יושמד באופן מאובטח או יעבור תהליך אנונימיזציה, בכפוף לחובות השמירה החלות על העמותה.
קבלת מסמכים באמצעות האתר
העמותה תבקש באמצעות טפסים באתר רק את המידע הנדרש לצורך הטיפול בפנייה.
אין לשלוח באמצעות טופס רגיל מסמכים רגישים, מספרי זהות, מידע רפואי או מידע אישי מפורט, אלא כאשר העמותה ביקשה זאת במפורש וסיפקה אמצעי מתאים להעברה.
כאשר נדרשים מסמכים נוספים, העמותה עשויה ליצור קשר עם הפונה ולהסביר כיצד להעבירם באופן בטוח יותר.
גישה של עובדי העמותה למידע
עובדי העמותה ובעלי תפקידים יקבלו גישה למידע על ילדים ומשפחות רק כאשר הגישה נדרשת לצורך מילוי תפקידם.
העמותה תשאף להגדיר הרשאות לפי תפקיד ולהגביל את האפשרות לצפות, להוריד, להעתיק, להעביר או למחוק מידע.
בעלי גישה למידע יידרשו לשמור על סודיות ולהימנע משימוש במידע לכל מטרה שאינה קשורה לפעילות העמותה.
גישה של מתנדבים למידע
מתנדבים לא יקבלו גישה למידע אישי על ילדים ומשפחות אלא כאשר הדבר נדרש באופן ישיר לביצוע הפעילות.
כאשר נדרשת גישה, היא תוגבל למידע המינימלי הנחוץ ולמשך הזמן הדרוש בלבד.
מתנדבים לא יצלמו, יעתיקו, ישמרו או יעבירו מידע, תמונות, רשימות או מסמכים באמצעות מכשירם הפרטי ללא אישור מפורש מהעמותה.
מתנדבים לא יפרסמו ברשתות חברתיות תמונות, סרטונים או פרטים מפעילות העמותה ללא אישור מראש.
בפעילות הכוללת מפגש עם ילדים או אוכלוסיות רגישות, העמותה עשויה לדרוש תדריך, התחייבות לסודיות, כללי התנהגות ואישורים נוספים בהתאם לאופי הפעילות.
צילום על ידי מתנדבים, ספקים ושותפים
צילום במסגרת פעילות העמותה יתבצע רק על ידי מי שקיבל לכך אישור ובהתאם להנחיות העמותה.
צלמים, ספקים, בתי עסק, שותפים ומתנדבים לא יהיו רשאים לעשות בתמונות שימוש עצמאי, אלא אם הדבר הוסכם מראש והתקבלו האישורים המתאימים.
חומרי צילום יועברו לעמותה בדרך מוסכמת ולא יישמרו אצל הצלם מעבר לזמן הנדרש לצורך ביצוע השירות, אלא אם הוסכם אחרת.
פרסום ברשתות חברתיות
העמותה תבחן כל פרסום ברשת חברתית מתוך הבנה כי ניתן להעתיק, לשתף ולשמור תוכן גם לאחר הסרתו מהעמוד המקורי.
העמותה תימנע ככל האפשר מתגיות מיקום מדויקות, סימון חשבונות אישיים של ילדים, פרסום לוחות זמנים או פרטים שעשויים לחשוף את מקום הימצאותם.
אין להזמין משתמשים לזהות ילד, משפחה או מוסד המופיעים בפרסום.
תגובות הכוללות מידע אישי, שמות או פרטים מזהים עשויות להימחק או להוסתר.
העברת מידע לגורמים שותפים
מידע על ילדים ומשפחות עשוי להימסר לרשויות, מוסדות חינוך, גורמי רווחה, ספקים או שותפים כאשר הדבר נדרש לצורך בחינת בקשה, תיאום סיוע, ביצוע פרויקט או עמידה בחובה חוקית.
המידע שיועבר יוגבל למידע הנדרש למטרה הרלוונטית.
העמותה לא תעביר רשימות של ילדים או משפחות לתורמים, למפרסמים או לגורמים מסחריים לצורך שיווק.
יצירת קשר עם ילדים ומשפחות
יצירת קשר עם ילד בנוגע לפעילות העמותה תיעשה, ככל האפשר ובהתאם לנסיבות, באמצעות ההורה, האפוטרופוס, המסגרת החינוכית או הגורם המקצועי המלווה.
עובדים, מתנדבים, ספקים ותורמים לא יעשו שימוש בפרטי הקשר של ילד או משפחה לצורך קשר פרטי שאינו קשור לפעילות המאושרת.
אין להעביר פרטי קשר של ילדים או משפחות בין משתתפי הפעילות ללא צורך ואישור מתאים.
משך שמירת תמונות וסיפורים
תמונות, סרטונים וסיפורים יישמרו רק כל עוד הם נדרשים לצורך תיעוד פעילות העמותה, פרסום שאושר, דיווח, ארכיון או חובה חוקית.
העמותה תבחן מעת לעת האם קיים צורך להמשיך לפרסם תוכן הכולל ילדים, במיוחד כאשר חלף זמן רב ממועד הצילום או כאשר נסיבותיו של הילד השתנו.
הסכמה לפרסום אינה מחייבת את העמותה להמשיך לפרסם את התוכן ללא הגבלת זמן.
בקשה להסרת תמונה או סיפור
הורה, אפוטרופוס, ילד שהגיע לגיל מתאים או אדם המופיע בפרסום רשאים לפנות לעמותה בבקשה להסיר תמונה, סרטון, שם, סיפור אישי או פרט מזהה.
העמותה תבחן את הבקשה בהקדם ותפעל להסרת התוכן מערוצים הנמצאים בשליטתה, ככל שהדבר אפשרי ובהתאם לדין.
לאחר פרסום תוכן ברשת ייתכן שעותקים שלו נשמרו, שותפו או פורסמו מחדש על ידי צדדים אחרים. העמותה אינה יכולה להבטיח הסרה מלאה ממערכות שאינן בשליטתה, אך תפעל באופן סביר לסייע בטיפול בבקשה.
בקשת הסרה לא תשפיע על זכאות הילד או המשפחה לקבלת סיוע ולא תפגע בהשתתפותם בפרויקטים עתידיים.
ביטול הסכמה לפרסום
ניתן לפנות לעמותה בכל עת בבקשה לבטל הסכמה להמשך שימוש בתמונה, בסרטון או בסיפור אישי.
ביטול ההסכמה יחול על שימושים עתידיים ועל פרסומים שהעמותה יכולה להסיר באופן סביר ממערכות הנמצאות בשליטתה.
ייתכן שלא ניתן יהיה לבטל הפצה של חומר שכבר הודפס, הופץ, פורסם בדוח שהושלם או הועבר לצדדים אחרים כדין לפני קבלת הבקשה.
אבטחת מידע
העמותה נוקטת אמצעים ארגוניים וטכנולוגיים שנועדו להגן על מידע הנוגע לילדים ולמשפחות מפני גישה בלתי מורשית, שימוש לרעה, אובדן, חשיפה, שינוי או מחיקה.
האמצעים עשויים לכלול הגבלת הרשאות, שימוש בסיסמאות, אימות משתמשים, הצפנת תקשורת, גיבויים, עדכוני תוכנה, הדרכת בעלי תפקידים, תיעוד וניהול ספקים.
למרות מאמצי האבטחה, אין מערכת המספקת הגנה מוחלטת. במקרה של חשש לחשיפה או לשימוש בלתי מורשה במידע יש לפנות לעמותה ללא דיחוי.
דיווח על פגיעה בפרטיות
כל אדם הסבור כי מידע, תמונה או סיפור פורסמו או הועברו בניגוד למדיניות זו רשאי לפנות לעמותה ולפרט את נסיבות המקרה.
העמותה תבחן את הפנייה, תגביל גישה למידע כאשר הדבר נדרש ותנקוט פעולות מתאימות לצמצום הפגיעה ולמניעת הישנותה.
פנייה בנושא פרטיות ילדים ומשפחות
בקשה להסרת תוכן, ביטול הסכמה, תיקון מידע או בירור בנושא פרטיות ניתן לשלוח באמצעות הפרטים הבאים:
שם העמותה: עמותת ניצוץ בראשית
מספר עמותה: [יש להזין מספר עמותה]
דואר אלקטרוני: [יש להזין כתובת דואר אלקטרוני]
טלפון: [יש להזין מספר טלפון]
כתובת: [יש להזין כתובת]
יש לציין בנושא הפנייה כי מדובר בפרטיות ילדים ומשפחות ולצרף קישור לפרסום או פרטים שיאפשרו לאתר את המידע הרלוונטי.
עדכון המדיניות
העמותה רשאית לעדכן מדיניות זו בהתאם לשינויים בפעילותה, במערכות שבהן היא משתמשת, בהוראות הדין או בהנחיות הרשויות.
הנוסח המעודכן יפורסם באתר ויצוין בראשו מועד העדכון האחרון.