קוד אתי, מניעת ניגוד עניינים ופניות הציבור
עודכן לאחרונה: [יש להזין תאריך עדכון]
מבוא
עמותת ניצוץ בראשית פועלת לקידום מטרות חברתיות ולמתן סיוע לילדים, לבני נוער, למשפחות, לקהילות ולאוכלוסיות הזקוקות לתמיכה.
קוד אתי זה מבטא את העקרונות והערכים המנחים את פעילות העמותה, את חברי הוועד, בעלי התפקידים, העובדים, המתנדבים, הספקים והשותפים הפועלים מטעמה.
מטרת הקוד היא להבטיח פעילות מקצועית, אחראית, שוויונית, שקופה ומכבדת, תוך שמירה על זכויותיהם, פרטיותם וכבודם של מקבלי הסיוע ושל כל אדם הבא במגע עם העמותה.
הקוד חל על פעילות העמותה באתר, בפרויקטים, באירועים, בחלוקות, בפעילות התנדבותית, במערכות דיגיטליות ובכל מסגרת אחרת שבה פועלת העמותה.
ערכי היסוד של העמותה
כבוד האדם
העמותה מחויבת להתייחס לכל אדם בכבוד, ברגישות ובאנושיות, ללא קשר למצבו הכלכלי, החברתי, המשפחתי או האישי.
הסיוע יינתן באופן השומר ככל האפשר על עצמאותו, כבודו ותחושת הערך של מקבל הסיוע.
אחריות
העמותה תפעל באחריות מקצועית וארגונית, תוך תכנון, תיעוד, בקרה ושימוש מושכל במשאבים העומדים לרשותה.
שקיפות
העמותה תשאף להציג מידע ברור בנוגע לפעילותה, למטרותיה, לפרויקטים שהיא מקדמת ולאופן השימוש בתרומות, בכפוף לשמירה על פרטיות ועל מידע חסוי.
יושרה
בעלי תפקידים, עובדים ומתנדבים יפעלו בתום לב, בהגינות וללא הטעיה, ניצול או הצגת מידע שאינו מדויק.
שוויון הזדמנויות
העמותה תפעל לצמצום פערים ולהענקת הזדמנויות מעשיות לילדים, לבני נוער, למשפחות ולקהילות הזקוקות לסיוע.
כבוד מקבלי הסיוע
מקבלי הסיוע יזכו ליחס מכבד, ענייני ורגיש לאורך כל תהליך הפנייה, הבדיקה, מתן הסיוע והמשך הקשר עם העמותה.
העמותה תימנע מהצגת מקבלי הסיוע באופן משפיל, מביך, פוגעני או כזה שעלול לפגוע בכבודם או במעמדם.
סיוע לא יותנה בפרסום תמונה, סרטון, סיפור אישי, מכתב תודה או השתתפות בפעילות שיווקית.
ככל שניתן, העמותה תאפשר למקבל הסיוע להביע את רצונו ולהיות מעורב בהחלטות הנוגעות לאופן מתן הסיוע.
אי אפליה
העמותה תפעל ללא אפליה פסולה ותעניק יחס שוויוני לכל אדם בהתאם למטרות העמותה, לקריטריונים של הפרויקט, לצורך הקיים ולמשאבים הזמינים.
לא תתקבל החלטה על מתן סיוע, התנדבות, שיתוף פעולה או התקשרות על בסיס שיקול שאינו ענייני או שאינו קשור למטרות הפעילות.
העמותה תשאף להתאים את פעילותה לאנשים עם צרכים שונים ולפעול באופן נגיש, מכבד ומכיל.
שמירה על פרטיות
העמותה מחויבת לשמור על פרטיותם של תורמים, מתנדבים, פונים, ילדים, בני נוער, משפחות ומקבלי סיוע.
מידע אישי ייאסף רק כאשר הוא נדרש לצורך פעילות העמותה, טיפול בפנייה, מתן סיוע, ניהול תרומה, תיאום התנדבות או עמידה בחובה חוקית.
לא ייעשה שימוש במידע אישי למטרה שאינה קשורה למטרה שלשמה נאסף, אלא אם קיימת הרשאה מתאימה או חובה לפי דין.
הגישה למידע אישי תוגבל לבעלי תפקידים ולספקים הזקוקים למידע לצורך ביצוע תפקידם.
העמותה תפעל בהתאם למדיניות הפרטיות המפורסמת באתר ולהוראות הדין החלות עליה.
פרסום תמונות וסיפורים אישיים
תמונה, סרטון, שם, סיפור אישי או פרט מזהה של מקבל סיוע יפורסמו רק לאחר קבלת ההסכמה הנדרשת ובהתאם למדיניות העמותה.
כאשר הפרסום נוגע לילד או לבן נוער, יש לקבל אישור מהורה, מאפוטרופוס או מגורם מוסמך אחר, בהתאם לנסיבות ולהוראות הדין.
גם לאחר קבלת אישור, העמותה תבחן האם הפרסום ראוי, נחוץ ומכבד והאם ניתן להשיג את מטרת הפרסום באמצעות מידע מצומצם יותר.
בקשה להסרת תמונה, סרטון או מידע אישי תיבחן ברצינות ובהקדם האפשרי.
מניעת ניצול
העמותה לא תאפשר ניצול של מקבלי סיוע, מתנדבים, תורמים או עובדים לצורך אישי, כלכלי, עסקי, פוליטי, שיווקי או אחר שאינו קשור למטרות העמותה.
אין להפעיל לחץ על מקבל סיוע להביע תודה, להשתתף בצילום, לפרסם המלצה, למסור מידע אישי או לתמוך באדם, בגוף או בעסק כלשהו.
אין להשתמש בקשר שנוצר במסגרת פעילות העמותה לצורך יצירת תלות אישית, קבלת טובת הנאה או קידום אינטרס פרטי.
כל חשש לניצול, הפעלת לחץ או התנהלות בלתי ראויה יועבר לגורם האחראי בעמותה לצורך בדיקה.
התנהלות עם ילדים ובני נוער
פעילות עם ילדים ובני נוער תתבצע בזהירות, ברגישות ובהתאם להנחיות העמותה ולכללי בטיחות מתאימים.
המתנדבים ובעלי התפקידים יימנעו משיח פוגעני, משפיל, מאיים, בלתי הולם או כזה שאינו מתאים לגיל המשתתפים.
ככל שניתן, פעילות עם ילדים תתקיים במסגרת מסודרת, בנוכחות גורם אחראי ובסביבה בטוחה.
אין ליצור קשר פרטי עם ילד או בן נוער מחוץ למסגרת הפעילות ללא אישור ותיאום מתאימים.
אין לקבל מילדים מידע אישי שאינו נחוץ לפעילות, ואין לשמור תמונות, מספרי טלפון או פרטים אישיים במכשירים פרטיים ללא הרשאה.
כל חשש לפגיעה, להזנחה, להתנהגות בלתי הולמת או לסיכון של ילד יועבר באופן מיידי לגורם האחראי בעמותה ויטופל בהתאם לנסיבות ולהוראות הדין.
שימוש אחראי בתרומות
העמותה תשתמש בתרומות ובמשאבים שהתקבלו לצורך קידום מטרותיה ופעילותה, בהתאם לייעוד התרומה, למדיניות העמותה ולהוראות הדין.
תרומה שיועדה לפרויקט מסוים תשמש ככל האפשר לצורך אותו פרויקט ובהתאם לתנאים שהוצגו לתורם.
העמותה תפעל לניהול מסודר של הכנסות, הוצאות, חשבוניות, קבלות, הזמנות ותשלומים.
התקשרויות ורכישות יבוצעו משיקולים ענייניים של צורך, איכות, מחיר, זמינות, אמינות והתאמה לפעילות.
אין לעשות שימוש בכספי העמותה, בציוד, במאגרי מידע, ברכבים או במשאבים אחרים לצורך פרטי ללא אישור מתאים.
מידע הנוגע לשימוש בתרומות יוצג לציבור בהתאם למסמכי העמותה, לדוחותיה ולמדיניות השקיפות שלה.
התנהלות מתנדבים
מתנדבי העמותה יפעלו בהתאם לערכי העמותה, להנחיות שקיבלו ולתחומי האחריות שנקבעו להם.
המתנדבים מחויבים להתייחס בכבוד למקבלי הסיוע, לעובדים, לשותפים ולמתנדבים אחרים.
המתנדבים ישמרו על מידע אישי וסודי שנחשפו אליו במסגרת פעילותם ולא יעבירו אותו לאחרים ללא אישור.
אין לצלם פעילות, מקבלי סיוע או מסמכים ללא אישור מפורש של הגורם האחראי.
אין להתחייב בשם העמותה, לגייס תרומות, לפרסם הודעה רשמית, לבצע רכישה או ליצור התקשרות ללא הרשאה מתאימה.
מתנדב שנתקל בבעיה, בהתנהגות בלתי ראויה, בסיכון בטיחותי או בחשש לפגיעה נדרש לדווח לגורם האחראי בהקדם.
העמותה רשאית להפסיק את פעילותו של מתנדב שאינו פועל בהתאם לערכי העמותה, להנחיותיה או לכללי ההתנהגות.
התנהלות בעלי תפקידים
חברי הוועד, העובדים ובעלי התפקידים בעמותה יפעלו לטובת העמותה ומטרותיה ולא לטובת אינטרס אישי או עסקי.
החלטות יתקבלו על בסיס מידע ענייני, שיקול דעת מקצועי, צרכי הפעילות והמשאבים הזמינים.
בעלי תפקידים ישמרו על סודיות המידע המגיע אליהם במסגרת תפקידם.
בעל תפקיד לא יעשה שימוש במעמדו לצורך קבלת הטבה, קידום מקורב, השפעה בלתי ראויה או יצירת יתרון אישי.
מניעת ניגוד עניינים
ניגוד עניינים עלול להתקיים כאשר עניין אישי, משפחתי, עסקי או מקצועי של בעל תפקיד עלול להשפיע, או להיראות כמשפיע, על החלטה שהוא מקבל במסגרת פעילות העמותה.
בעלי תפקידים, עובדים ומתנדבים נדרשים להימנע ממצבים שבהם קיים חשש לניגוד עניינים ולדווח על כל זיקה העלולה להיות רלוונטית לקבלת החלטה.
גם כאשר אדם סבור שיוכל לפעול באופן אובייקטיבי, עליו לדווח על הזיקה כדי לאפשר לעמותה לבחון את המצב ולקבל החלטה מתאימה.
מדיניות התקשרות עם בעלי זיקה
התקשרות עם אדם, חברה או ספק הקשורים לבעל תפקיד בעמותה תתבצע רק לאחר גילוי מלא של הזיקה ובחינה עניינית של ההתקשרות.
העמותה תבחן האם ההתקשרות נדרשת, האם תנאיה סבירים, האם התמורה הוגנת והאם קיימות חלופות מתאימות.
בעל התפקיד שיש לו זיקה להתקשרות לא יהיה מעורב בבחירת הספק, במשא ומתן, באישור ההתקשרות או בפיקוח עליה, אלא כאשר הדבר מותר ונקבע אחרת על ידי הגורמים המוסמכים.
התקשרות עם בעל זיקה תאושר בהתאם להוראות הדין, לתקנון העמותה ולנהלים הפנימיים שלה.
הצהרות בעלי תפקידים
העמותה רשאית לדרוש מחברי ועד, עובדים ובעלי תפקידים למסור הצהרה תקופתית על זיקות אישיות, משפחתיות, עסקיות או מקצועיות העלולות ליצור ניגוד עניינים.
בעל תפקיד מחויב לעדכן את העמותה כאשר חל שינוי בפרטים שמסר או כאשר מתעורר מצב חדש העלול ליצור ניגוד עניינים.
המידע יישמר באופן מאובטח וישמש לצורך בחינת ניגודי עניינים, ניהול תקין וקבלת החלטות.
מנגנון אישור עסקאות
עסקה מהותית, חריגה או כזו המעוררת חשש לניגוד עניינים תובא לאישור הגורמים המוסמכים בעמותה.
האישור יתבסס על מידע מספק בנוגע לצורך בעסקה, לזהות הצדדים, לתמורה, לתנאים, לחלופות ולזיקות הקיימות.
הדיון וההחלטה יתועדו בפרוטוקול או במסמך מתאים, בהתאם לאופי העסקה ולנהלי העמותה.
בעל תפקיד שנמצא בניגוד עניינים לא ישתתף בדיון ובהצבעה בעניין, למעט מסירת מידע שהתבקש למסור.
מניעת העדפה של ספקים מקורבים
בחירת ספקים תתבצע לפי שיקולים ענייניים ובהתאם לצורכי העמותה.
קשר אישי, משפחתי או עסקי עם ספק לא יעניק לו עדיפות על פני ספקים אחרים.
בעסקאות המתאימות לכך תשקול העמותה לקבל מספר הצעות מחיר או לבצע בדיקת שוק סבירה.
הבחירה תתחשב במחיר, באיכות, באמינות, בניסיון, בזמינות, בהתאמה לצורך וביכולת הספק לעמוד בהתחייבויותיו.
דיווח על חשש לניגוד עניינים
בעל תפקיד, עובד, מתנדב, ספק או אדם אחר המזהה חשש לניגוד עניינים רשאי לדווח עליו לגורם האחראי בעמותה.
הדיווח יכלול ככל האפשר את תיאור הזיקה, זהות הגורמים המעורבים, ההחלטה או העסקה הרלוונטית וכל מידע נוסף שיכול לסייע בבדיקה.
העמותה תבחן את הדיווח באופן ענייני ותנקוט צעדים מתאימים, כגון הימנעות מהשתתפות בהחלטה, קבלת אישור נוסף, בחירת חלופה או ביטול ההתקשרות.
העמותה לא תפגע באדם שדיווח בתום לב על חשש לניגוד עניינים.
מתנות וטובות הנאה
בעלי תפקידים, עובדים ומתנדבים לא יבקשו ולא יקבלו מתנה, תשלום, הנחה, שירות או טובת הנאה העלולים להשפיע על שיקול דעתם.
מתנה סמלית שניתנה כמחווה מקובלת תטופל בהתאם לנהלי העמותה ובהתחשב בשוויה ובנסיבות קבלתה.
במקרה של ספק יש לדווח לגורם האחראי ולקבל הנחיה לפני קבלת המתנה או השימוש בה.
שימוש בשם העמותה
אין להשתמש בשם העמותה, בלוגו שלה, ברשימות התפוצה, בקשרים שלה או במעמד שנוצר במסגרת הפעילות לצורך פרטי, עסקי, פוליטי או מסחרי ללא אישור.
הודעות לציבור, פרסומים רשמיים, קמפיינים, שיתופי פעולה וגיוסי תרומות בשם העמותה יבוצעו רק על ידי מי שהוסמך לכך.
פניות הציבור ותלונות
עמותת ניצוץ בראשית רואה חשיבות בקבלת פניות, הערות, הצעות ותלונות מהציבור.
פניות הציבור מסייעות לעמותה לזהות בעיות, לשפר תהליכים, לתקן ליקויים ולחזק את איכות השירות והפעילות.
כל פנייה תטופל בכבוד, ברגישות ובמידת הסודיות הנדרשת.
טופס פנייה
ניתן לשלוח פנייה באמצעות הטופס הייעודי באתר או באמצעות פרטי הקשר המפורסמים בעמוד צור קשר.
מומלץ לציין את נושא הפנייה, תיאור מפורט, מועד האירוע, שמות הגורמים המעורבים וכל מסמך או מידע שיכול לסייע בבדיקה.
אין לכלול בטופס מידע רגיש שאינו נדרש לצורך הטיפול בפנייה.
תלונה על פעילות העמותה
ניתן להגיש תלונה בנוגע לפרויקט, אירוע, חלוקת ציוד, יחס מצד נציג העמותה, התנהלות מתנדבים, פרסום מידע או כל היבט אחר בפעילות.
העמותה תבחן את התלונה, תאסוף מידע מהגורמים הרלוונטיים ותפעל לתיקון ליקויים כאשר יימצא כי התלונה מוצדקת.
תלונה בנושא תרומה
ניתן לפנות בנושאים הקשורים לחיוב, קבלה, תרומה חודשית, ייעוד התרומה, תקלה בתשלום, חיוב כפול, ביטול או שימוש בתרומה.
יש לצרף ככל האפשר את שם התורם, מועד התרומה, סכום התרומה, אמצעי התשלום ומספר האסמכתה.
העמותה תבדוק את הפנייה מול המערכות והספקים הרלוונטיים ותמסור תשובה בהתאם לממצאים.
תלונה בנושא התנדבות
מתנדבים רשאים לפנות בנוגע לשיבוץ, יחס, תנאי פעילות, בטיחות, התנהגות בלתי הולמת, שימוש במידע אישי או כל בעיה שהתעוררה במסגרת ההתנדבות.
התלונה תטופל על ידי גורם מתאים שאינו מעורב ישירות במקרה, ככל שהדבר אפשרי.
העמותה לא תפגע במתנדב שהגיש תלונה בתום לב.
בקשה להסרת מידע או תמונה
אדם המבקש להסיר תמונה, סרטון, שם, סיפור אישי או מידע אחר שפורסם באתר או בערוצי העמותה רשאי לפנות לעמותה.
הבקשה תיבחן בהתאם לזהות הפונה, לאופי המידע, להסכמות שניתנו, למטרת הפרסום ולחובות החלות על העמותה.
כאשר הבקשה מוצדקת וניתן לבצע את ההסרה, העמותה תפעל להסרת המידע בתוך זמן סביר.
ייתכן שמידע שהועתק, שותף או נשמר על ידי גורמים אחרים לא יהיה בשליטתה המלאה של העמותה.
אפשרות לפנייה חסויה
ניתן לבקש שפנייה או תלונה יטופלו באופן חסוי.
העמותה תפעל לצמצם את החשיפה של פרטי הפונה ולהעביר את המידע רק לגורמים הנדרשים לצורך הבדיקה.
פנייה אנונימית עשויה להגביל את יכולת העמותה לבדוק את הדברים, לקבל מידע נוסף או למסור תשובה לפונה.
העמותה לא תתחייב לחיסיון מוחלט כאשר קיימת חובה חוקית למסור מידע או כאשר הדבר נדרש להגנה על אדם מפני פגיעה.
זמן תגובה משוער
העמותה תשאף לאשר את קבלת הפנייה בתוך שבעה ימי עסקים.
תשובה עניינית תימסר ככל האפשר בתוך שלושים ימי עסקים, בהתאם למורכבות הפנייה, לצורך באיסוף מידע ולזמינות הגורמים המעורבים.
כאשר הטיפול צפוי להימשך זמן רב יותר, העמותה תשאף לעדכן את הפונה בנוגע למצב הטיפול.
במקרה דחוף הנוגע לבטיחות, לפגיעה בילד, לשימוש בלתי מורשה במידע או לחשש להתנהלות חמורה, מומלץ לציין זאת באופן ברור בפנייה.
הגורם האחראי לטיפול
האחריות לטיפול בפניות הציבור ובתלונות תוטל על בעל תפקיד שהוסמך לכך על ידי העמותה.
שם הגורם האחראי: [יש להזין שם]
תפקיד: [יש להזין תפקיד]
דואר אלקטרוני: [יש להזין כתובת דואר אלקטרוני]
טלפון: [יש להזין מספר טלפון]
כתובת למשלוח דואר: [יש להזין כתובת]
הליך הטיפול בפנייה
לאחר קבלת הפנייה העמותה תבחן את נושא הפנייה ותעביר אותה לגורם המתאים לטיפול.
העמותה רשאית לבקש מהפונה מידע נוסף, מסמכים או פרטים שיאפשרו לבדוק את המקרה.
הבדיקה עשויה לכלול שיחה עם הפונה, עם בעלי תפקידים, עם מתנדבים, עם ספקים או עם גורמים אחרים הקשורים למקרה.
בסיום הבדיקה תתקבל החלטה בדבר אופן הטיפול, ובמידת האפשר תימסר לפונה תשובה המסבירה את הממצאים ואת הצעדים שננקטו.
איסור התנכלות
העמותה לא תאפשר פגיעה, איום, הפליה, הרחקה או התנכלות כלפי אדם שהגיש בתום לב תלונה, דיווח או בקשה לבדיקה.
התנהלות הפוגעת במי שפנה בתום לב תיחשב להפרה של קוד זה ותטופל בהתאם.
תלונות שווא או שימוש לרעה
העמותה מכבדת את זכותו של כל אדם להגיש תלונה בתום לב, גם כאשר בסופו של דבר התלונה אינה מתקבלת.
עם זאת, מסירת מידע כוזב ביודעין, איום, הטרדה או שימוש במנגנון התלונות לצורך פגיעה באדם אחר אינם מקובלים.
העמותה רשאית להפסיק טיפול בפנייה שנמצא כי נעשה בה שימוש לרעה, בכפוף לבחינה עניינית של נסיבות המקרה.
תיעוד ושמירת מידע
העמותה רשאית לתעד פניות, תלונות, ממצאים, החלטות וצעדים שננקטו לצורך טיפול, בקרה, שיפור תהליכים, הגנה על זכויות ועמידה בחובותיה.
המידע יישמר למשך הזמן הנדרש ובהתאם למדיניות הפרטיות ולאופי הפנייה.
הגישה למידע תוגבל לגורמים הזקוקים לו לצורך מילוי תפקידם.
הפרת הקוד האתי
הפרה של הקוד האתי עשויה להביא לבירור פנימי, לקבלת הנחיות מתקנות, להגבלת סמכויות, להפסקת פעילות התנדבותית, להפסקת התקשרות או לכל צעד אחר המתאים לנסיבות.
כאשר קיים חשש להפרת חוק, לסיכון אדם או לפגיעה חמורה, העמותה רשאית להעביר את המידע לגורם מוסמך.
עדכון הקוד האתי
העמותה רשאית לעדכן את הקוד האתי מעת לעת בהתאם לשינויים בפעילותה, בניסיונה, במבנה הארגוני ובהוראות הדין.
הנוסח המעודכן יפורסם באתר ויצוין בו מועד העדכון האחרון.
יצירת קשר
לשאלות, להצעות, לדיווחים או לתלונות הנוגעים לקוד האתי, לניגוד עניינים או להתנהלות העמותה ניתן לפנות באמצעות הפרטים הבאים:
עמותת ניצוץ בראשית
מספר עמותה: [יש להזין מספר עמותה]
דואר אלקטרוני: [יש להזין כתובת דואר אלקטרוני]
טלפון: [יש להזין מספר טלפון]
כתובת: [יש להזין כתובת]